很多人写日报是这样：下班前翻半小时聊天记录和待办，凑出一篇流水账，领导看了也不知道今天到底干了什么。问题不在写，在收集——素材散在各处，写的时候现找当然慢。AI 做日报最值钱的一步不是写，是把散落的素材先收拢，再按固定结构整理。按下面三步走，十分钟就能交一篇像样的日报。
第一步：先收素材，别凭记忆写
下班前花三分钟，把今天的素材收齐：聊天记录里确认完成的事、日程表上开过的会、待办清单上打勾的项、发出去的文件和邮件。直接复制粘贴给 AI 就行，不用先自己整理。凭记忆写日报最容易漏事——上午做完的事，下午就忘了。素材越全，日报越可信。
第二步：按固定结构整理，别写流水账
让 AI 按这个结构整理：今天完成了什么（每件事一句话，带结果）、进行中的事（卡在哪、下一步是什么）、需要协调的问题、明天的计划。结构固定下来，每天照着填，写得快、读着也清楚。给 AI 的提示词要带约束：只写素材里有的事，不确定的标出来，别编数字、别编结论。AI 最容易犯的错就是把“在做”写成“已完成”，这一条要盯紧。另外，完成的事最好带上结果，比如“上线了新版页面”就比“做了页面”可信得多。
第三步：核对数字和人名，再发出去
AI 整理完的日报必须自己过一遍，重点核对三类信息：数字对不对、人名和项目名有没有写错、完成状态有没有夸大。数字错了比没写更糟糕，领导一眼就能看出来。核对完再发，花不了两分钟。坚持一周，你会发现日报越写越快——因为结构固定了，AI 也摸熟了你的写法。
两个提醒：模板固定下来，别把敏感信息喂错地方
第一，把这套结构存成固定模板，每天复制一份填素材就行，不用每次重新教 AI。第二，别把含敏感信息的日报喂给不熟悉的工具，工作数据只用你信任的助手处理。日报做到最后拼的不是写得多漂亮，而是每天都交、内容都真实。
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